Υπόμνημα
Θέμα: «Καθορισμός Εξωδιδακτικών Εργασιών Σχολικών Μονάδων Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης, που διεκπεραιώνονται με χρήση Η/Υ»
Οι Τεχνολογίες της Πληροφορίας και της Επικοινωνίας (Τ.Π.Ε.) αποτελούν ένα χρήσιμο εργαλείο για τη διοικητική υποστήριξη των σχολείων της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης. Τα τελευταία χρόνια παρατηρείται μια ραγδαία αύξηση των διοικητικών εργασιών που διεκπεραιώνονται με τη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή. Οι σημαντικότερες από τις εργασίες αυτές είναι οι εξής:
1. Διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχολικής μονάδας
Αφορά στην καθημερινή παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του σχολείου και έχει σα σκοπό την ενημέρωση της διοίκησης και του συλλόγου των καθηγητών. Θα πρέπει να επισημανθεί, ότι ο όγκος των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που λαμβάνουν καθημερινά τα σχολεία αυξάνει συνεχώς και έχει ήδη αντικαταστήσει ένα μέρος από τη συμβατική αλληλογραφία των σχολείων. Η Διεύθυνση Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης του Ν. Αχαΐας, αναγνωρίζοντας ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι εργασία που πρέπει να γίνεται σε καθημερινή βάση και με υπευθυνότητα, έχει ήδη ζητήσει με έγγραφό της (με Α.Π. 5626/24-10-2002), να οριστεί σε κάθε σχολείο υπεύθυνος διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Σύνταξη εγγράφων
Αφορά στη σύνταξη υπηρεσιακών εγγράφων (διαβιβαστικά, δελτία κίνησης, δελτία παρακολούθησης ύλης, καταστάσεις ή πίνακες στοιχείων, κ.α.) αξιοποιώντας εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου (π.χ MS Word) και λογιστικών φύλλων (π.χ MS Excel).
3. Συμπλήρωση φορμών μέσω διαδικτύου
Αφορά στη συγκέντρωση και αποστολή στοιχείων των σχολικών μονάδων προς διάφορες υπηρεσίες μέσα από τη συμπλήρωση ειδικών φορμών στο Διαδίκτυο (π.χ. καταστάσεις ΙΚΑ, εσχάρα αποτύπωσης, στατιστικά στοιχεία, κλπ).
4. Φροντίδα για την καλή λειτουργία του εξοπλισμού πληροφορικής
Αφορά στη φροντίδα για την καλή λειτουργία των υπολογιστών και των περιφερειακών τους (π.χ εκτυπωτών, modem, αποκωδικοποιητών κλπ) που βρίσκονται εκτός Εργαστηρίου Πληροφορικής (εξοπλισμός πληροφορικής στο γραφείο της Γραμματείας, του Διευθυντού, του Συλλόγου Καθηγητών, του Εργαστήριου Φυσικών Επιστημών, της Βιβλιοθήκης, του Συστήματος Λήψης Θεμάτων Πανελλαδικών Εξετάσεων-VBI κ.α). Η φροντίδα αυτή περιλαμβάνει τις καθημερινές ενέργειες που αφορούν στις ρυθμίσεις του υλικού και του λογισμικού, την επικοινωνία με τους αρμόδιους τεχνικούς (Κέντρο ΠΛΗΝΕΤ, εταιρείες πληροφορικής με σύμβαση συντήρησης του εξοπλισμού, κ.α.) για την επίλυση τεχνικών προβλημάτων και την επισκευή βλαβών, την αγορά αναλωσίμων όπως CD, δισκέτες, μελάνια και toner εκτυπωτών, κ.α.
5. Μηχανογράφηση
Αφορά στην ηλεκτρονική διαχείριση πληροφοριών του σχολείου, η οποία γίνεται με τη χρήση εξειδικευμένων εφαρμογών λογισμικού (π.χ NESTOR για τα Ενιαία Λύκεια και τα Τ.Ε.Ε., ΕΠΑΦΟΣ και ΑΝΤΙΝΟΟΣ για τα Γυμνάσια). Η εργασία αυτή περιλαμβάνει την καταχώρηση των σταθερών στοιχείων μαθητών και καθηγητών, την οργάνωσή τους σε τάξεις και τμήματα, την καταχώρηση των βαθμολογιών, των απουσιών κ.α. Επίσης περιλαμβάνει την εκτύπωση Ελέγχων Επίδοσης, Βεβαιώσεων Πρόσβασης, Απολυτήριων και άλλων εγγράφων καθώς και ποικίλων καταστάσεων με διάφορα στοιχεία (αναλυτικά και συγκεντρωτικά) των μαθητών του σχολείου.
Μέχρι σήμερα όλες οι παραπάνω εργασίες αντιμετωπίζονται ως μία ενιαία εξωδιδακτική εργασία (όπως είναι η υπευθυνότητα τμήματος, το μητρώο μαθητών, κ.α.) και συνήθως ανατίθενται σε ένα μόνο μέλος του συλλόγου καθηγητών του σχολείου, κάτω από ένα γενικό όνομα όπως «Μηχανογράφηση» ή «Πρόγραμμα NESTOR» ή «Πρόγραμμα ΕΠΑΦΟΣ», κ.λ.π. Η πρακτική αυτή όμως επιβαρύνει το συνάδελφο που αναλαμβάνει αυτές τις εργασίες με δυσανάλογα πολλές ευθύνες και με πολύ μεγάλο φόρτο απασχόλησης.
Έχοντας λοιπόν υπόψη μας, τις σύγχρονες απαιτήσεις αλλά και τις πρακτικές που εφαρμόζονται σήμερα στα σχολεία (Γυμνάσια, Λύκεια και Τ.Ε.Ε.), πιστεύουμε ότι είναι αναγκαίο, με την έναρξη του νέου σχολικού έτους:
α) Να χαρακτηριστούν οι παραπάνω διοικητικές εργασίες των σχολείων σαν αυτόνομες εξωδιδακτικές εργασίες και να ανατίθενται στα μέλη του συλλόγου διδασκόντων, στα πλαίσια του καταμερισμού εργασιών που γίνεται στην αρχή της κάθε σχολικής χρονιάς. Τις παραπάνω εργασίες μπορούν πλέον να τις αναλαμβάνουν εκπαιδευτικοί κάθε ειδικότητας, δεδομένου ότι σήμερα υπάρχουν αρκετοί συνάδελφοι που έχουν επιμορφωθεί στη χρήση Ηλεκτρονικού Υπολογιστή και έχουν τις απαραίτητες γνώσεις, ικανότητες και διάθεση για να τις φέρουν σε πέρας.
β) Να ανατίθεται η εργασία της μηχανογράφησης (5η εργασία στο παραπάνω υπόμνημα) σε 2 υπεύθυνους καθηγητές, έτσι ώστε να μπορεί να διεκπεραιώνεται απρόσκοπτα σε περίπτωση κωλύματος ή απουσίας του ενός από τους δύο. Επίσης, οι καθηγητές που αναλαμβάνουν την ευθύνη της μηχανογράφησης θα πρέπει να μην αναλαμβάνουν άλλες εξωδιδακτικές εργασίες. Οι λόγοι που συνηγορούν στα παραπάνω είναι οι εξής:
1ον) Ο φόρτος εργασίας που απαιτεί η μηχανογράφηση, ιδιαίτερα όταν το πλήθος των μαθητών είναι μεγάλο, δε συγκρίνεται με καμία άλλη διοικητική εργασία του σχολείου (υπολογίζεται ότι ο χρόνος αυτός κυμαίνεται κατά μέσο όρο από 2 έως 5 ώρες την εβδομάδα, ανάλογα με το πλήθος των μαθητών και τον τύπο του σχολείου ? Ενιαίο Λύκειο, ΤΕΕ ή Γυμνάσιο).
2ον) Η ανάληψη της εργασίας της μηχανογράφησης συνεπάγεται ιδιαίτερα μεγάλη ευθύνη, μιας και οι πληροφορίες και τα έγγραφα που διαχειρίζεται είναι εξαιρετικά κρίσιμα για την ομαλή και αξιόπιστη λειτουργία του σχολείου.
3ον) Η εργασία της μηχανογράφησης έχει ήδη αντικαταστήσει και διευκολύνει άλλες εργασίες, που παλαιότερα γίνονταν χειρόγραφα (π.χ. έκδοση ελέγχων επίδοσης, απολυτηρίων και αποδεικτικών, υπολογισμός στατιστικών στοιχείων, κ.λ.π.) και ως εκ τούτου έχει ήδη ελαφρύνει κατά πολύ το φόρτο εργασίας του συλλόγου διδασκόντων.
